CLAVE PRINCIPAL

La opción de clave principal solo se encuentra cuando se esta diseñando una tabla, para esto, situe el cursor en la parte superior de la ventana de Access en la cinta Inicio allí le da clic en Vistas, una vez es este lugar haga clic en la opción vista de diseño y en la parte superior de la ventana aparecerá esta nueva cinta Diseño que incluye la Clave principal.

Para asignar una llave principal

Se debe informar para a cada tabla cual es el campo que constituye su clave principal. Un campo es candidato a ser clave principal si permite la identificación única de cada registro de la tabla. Para definir una clave principal, realice las siguientes pasos:

Seleccione el campo que constituirá la clave principal; si la clave fuera de múltiples campos, seleccione los campos apretando simultáneamente CTRL;
Cliquee el botón de la llave primaria en la barra de herramientas.

Para alterar el campo clave, simplemente se reposiciona sobre otro campo y pique el botón de la clave principal.

En general es necesario definir una clave principal para cada tabla. En la lista de empleados, el campo número de empleado es el candidato más natural pues define precisamente cada empleado. El campo nombre del empleado sería un candidato si tuviéramos la certeza de que no existan homónimos en la lista.
Es posible crear tablas sin clave principal, basta que el usuario responda No cuando el Access pregunte si desea o no crear una clave.

MOSTRAR U OCULTAR

Para acceder a Mostrar u ocultar, situe el cursor en la parte superior de la ventana de Access en la cinta Herramientas de base de datos.

Dentro de este bloque encontramos una herramienta muy importante de Access y es relaciones quien nos permite relacionar las tablas que tenemos en la hoja de datos para organizar los datos que se encuentran en cada una de las tablas.

Una vez realizadas las relaciones el programa activa otras opciones hoja de propiedades y dependencias de objetos

Hoja de propiedades: Permite insertar una descripcion a la tabla como informacion general.

Dependencia de objeto: Muestra un panel a la parte derecha de la ventana que nos indica las dependencias formadas por las relaciones de cadea una de las tablas, y cuando hay formularios. informes o consultas.

INTECSOFT

Haga clic para ver la base de datos

Esta es la base de datos que corresponde a la actividad de INTECSOFT donde desarrollé una empresa de calzado para dama, aquí encontrará relaciones entre las tablas, el informe de cada una y su respectivo formulario.

EXPORTAR

Para acceder a esta opción situe el cursor en la parte superior de la ventana de Access en la cinta Datos Externos.

Exportar es una herramienta que se utiliza para enviar datos que se hayan realizado en la base de datos a otros destinos como Excel, Access, Share point, Word.

Y a otros destinos como los que se muestran en el grafico anterior.

IMPORTAR DATOS

Para acceder a Importar, situe el cursor en la parte superior de la ventana de Access en la cinta Datos Externos.

Esta es una herramienta muy practica que nos premite importar a la base de datos documentos que se encuentren guardados de Access, Excel o en Share Point

También permite importar datos de un archivo de texto de ancho fijo o delimitado y tambien archivos xml. y otros como los que se encuentran en la ilustrción anterior.

INFORMES

Para acceder a Informes, situe el cursor en la parte superior de la ventana de Access en la cinta Crear, allí encontrará esta opción.

Un informe access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe, los resultados pueden ser espectaculares .

Un informe tiene las siguientes propiedades principales:

Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe

Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas del informe, concretamente en la parte superior

Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe.

Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferior.

En este bloque encontramos también un link de etiqueta donde pordemos asignat una etiqueta estandar o crear una personalizada.

FORMULARIOS

Para acceder a Formularios, situe el cursor en la parte superior de la ventana de Access en la cinta Crear, allí encontraráeste bloque como segunda opción.

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o de una consulta. Para crear un formulario tenemos varias opciones:

Diseño del formulario: abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

Formulario: consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos